Récemment, des clients ont posé des questions sur les titres à accepter pour les signatures de contrats pour des entités à responsabilité limitée, telles qu'une société ou une LLC (chacune étant ci-après dénommée la « société »). Devriez-vous accepter uniquement la signature et le titre de "membre gérant" pour une LLC ? Devriez-vous automatiquement accepter la signature du « président » d'une société ? Quel est le pouvoir d'un membre, d'un membre gérant, d'un président, d'un vice-président ou d'un PDG pour une LLC ou une société ? Nous voulons tous éviter tout problème juridique ou financier pouvant survenir si un contrat n'est pas rempli et signé correctement ou n'engage pas la société avec laquelle nous pensons faire affaire.
Tout "mandataire" peut engager une personne morale ou une société à responsabilité limitée. En d'autres termes, la Société pourrait "autoriser" toute personne à signer un contrat pour la Société et le contrat serait contraignant. La vraie question est de savoir si vous pouvez être sûr que la Société a fait de cette personne signataire un « agent autorisé ». Pour cette raison, une banque accordant un prêt hypothécaire souhaiterait généralement une « résolution » signée par tous les membres ou actionnaires de la société, indiquant qu'une personne en particulier est autorisée à signer les documents hypothécaires pour la société. Vous pouvez envisager d'exiger une telle résolution. Le contrat d'exploitation d'une société à responsabilité limitée ou les statuts d'une société sont les documents constitutifs de ces entités à responsabilité limitée. Un accord de partenariat a le même rôle dans un partenariat, bien que les partenariats soient moins courants qu'auparavant. Ces documents constitutifs indiquent généralement quels agents titulaires sont autorisés à prendre certaines décisions. Une banque voudrait voir ces documents constitutifs.
Le président a généralement le pouvoir général de lier la société et le directeur a généralement le pouvoir général de lier la LLC, mais vous ne pouvez pas être sûr sans voir les statuts et/ou une résolution de la société.[je]Une analogie avec le gouvernement fédéral des États-Unis est utile. Le président des États-Unis a la plus grande autorité de toute personne au sein du gouvernement. Mais même le président pourrait prendre des mesures "inconstitutionnelles" et donc non contraignantes. Vous auriez à revoir la constitution et les actes peut-être antérieurs du Congrès pour en être sûr. Même dans ce cas, il y a place à la discussion et à l'incertitude. Vous pourriez avoir besoin d'une décision de la Cour suprême. L'accord d'exploitation ou les statuts sont comparables à la constitution. Les résolutions sont comparables aux actes du Congrès. En cas de litige, vous pouvez avoir besoin d'une décision de justice pour interpréter le contrat d'exploitation ou les statuts d'une société à responsabilité limitée.
Bien qu'un président ou un directeur d'une société ait généralement le pouvoir général de lier sa société, son pouvoir a ses limites. Par exemple, le pouvoir général d'exercer une activité n'inclut pas le pouvoir de vendre les principaux actifs de la Société nécessaires à l'exploitation de l'entreprise.[ii]L'autorité inhérente ou apparente d'un président de société est limitée aux actes dans le cours normal de ses activités et ne s'étend pas aux opérations extraordinaires et inhabituelles.[iii]Si vous faites affaire avec une entité à responsabilité limitée, vous devez faire preuve de bon sens quant au cours normal d'une entreprise et à l'autorité réaliste des agents avec lesquels vous traitez.
La notion d'« autorité apparente » est également importante.[iv]Si vous traitez avec quelqu'un qui a « l'autorité apparente » pour lier la Société, alors la Société est liée, que l'agent ait « l'autorité réelle » ou non.[v]L'emploi général dans une capacité spécifique, telle que facteur, courtier ou avocat, peut lier la Société par tous les actes dans le cadre de cet emploi. Ce pouvoir ne peut être limité par aucune ordonnance ou instruction privée non connue de la partie qui traite avec l'agent. La Société serait responsable si l'agent agit dans le cadre de son emploi habituel. La Société serait également responsable si l'agent est présenté au public, ou à l'autre partie, comme ayant autorité, même si l'agent a en fait outrepassé ses instructions et agi sans autorité.[vi]Le facteur crucial est la confiance raisonnable. La Société est responsable des actes de l'agent lorsque les actes affirmatifs de la Société ou l'absence de mesures correctives ont revêtu l'agent d'une autorité apparente et incité un tiers à se prévaloir de cette autorité à son détriment.[v]Il appartient à la Société de s'assurer que les autres n'ont pas l'impression que ses agents ont une autorité au-delà de ce qu'ils ont réellement.[viii]
Certains agents titulaires sont généralement acceptés comme autorisés. Historiquement, le titre le plus fort pour une société à responsabilité limitée était gérant ou membre gérant. Le gestionnaire est généralement un "agent autorisé" pour une LLC, même s'il n'en est pas membre. De même, un président a généralement le pouvoir unique le plus large pour lier une société. Vous devriez voir l'accord d'exploitation ou une résolution pour en être sûr. Même un membre peut ne pas être autorisé à engager la Société, tout comme un actionnaire de General Motors n'est pas autorisé à engager General Motors. Vous devriez voir l'accord d'exploitation ou une résolution pour en être sûr. Ces dernières années, il est devenu plus courant pour les dirigeants de sociétés à responsabilité limitée de prendre des titres qui n'étaient auparavant réservés qu'aux sociétés, tels que « président » ou « vice-président ». Ces titres indiquent un large pouvoir pour lier la LLC.
Lors de l'examen des signatures à accepter, il est important d'être prudent. Bien que les titres puissent être un indicateur fiable de l'autorité d'un individu, vous devez toujours faire preuve de diligence raisonnable et vérifier l'autorité d'un signataire potentiel pour signer ou lier sa société à un accord. Les tribunaux ne sont pas favorables aux personnes qui décident de transiger avec un agent sans enquêter davantage sur la question de savoir si cette personne a le pouvoir réel de le faire.[ix]N'oubliez pas non plus de vous renseigner sur l'autorité réelle d'un prétendu agent.
La plupart des gens d'affaires acceptent la signature du président, même si celui-ci n'a peut-être pas le pouvoir de lier l'entreprise sur une question particulière. La loi de "l'autorité apparente" explique pourquoi un créancier commercial est généralement satisfait d'une signature du directeur ou membre gérant ou président et explique pourquoi la plupart des gens accepteraient probablement simplement « membre » ou simplement « vice-président ». Mais vous ne pouvez pas être certain sans voir l'accord d'exploitation ou les statuts et une résolution.
Les décisions les plus difficiles pour les gens d'affaires seront généralement avec des titres marginaux. Par exemple, si le vice-président est autorisé à lier la société ou un membre est autorisé à lier une LLC. La seule réponse certaine est de voir l'accord d'exploitation de la Société et d'exiger que tous les membres ou actionnaires signent une résolution autorisant le signataire à engager la Société.
[je]See Mosell Realty Corp. c. Schofield, 183 Va. 782, 790, 33 S.E.2d 774, 777 (1945) [L'autorité inhérente ou implicite d'un président d'entreprise est limitée aux actes dans le cours normal de ses activités et ne s'étend pas aux transactions extraordinaires et inhabituelles telles que la vente et achat de biens immobiliers qui sont le principal ou le seul actif de la société.] Note des auteurs : il s'agit d'une décision intéressante, mais discutable, basée sur les faits de cette affaire. L'avis de la Cour suprême n'avait pas une, mais deux opinions dissidentes différentes.
[ii] Mosell Realty Corp. c. Schofield, 183 Va. 782, 791, 33 S.E.2d 774, 778 (1945) [Ainsi, si les locaux sur lesquels une entreprise est exercée appartiennent au mandant, on en déduit qu'un directeur de l'entreprise n'a pas le pouvoir de vendre ce propriété].
[iii] Mosell Realty Corp. c. Schofield, 183 Va. 782, 790, 33 SE2d 774, 777 (1945),citant Sterling v. Tr. Comté de Norfolk, 149 Va. 867, 141 SE. 856 (1928) [Le secrétaire et le trésorier d'une corporation engagée dans le commerce d'automobiles et de garages n'avaient pas le pouvoir de lier la corporation à l'achat d'un immeuble coûteux dans le but d'agrandir son entreprise, même si ce dirigeant détenait environ cinquante pour cent du capital-actions de la société, était l'un de ses trois actionnaires et l'un de ses quatre administrateurs. Cette autorisation est logée dans le conseil d'administration.] Il est souvent conseillé de faire signer à tous les actionnaires, au président et au conseil d'administration une résolution pour une opération extraordinaire d'une société.
[iv] Cas progressif. Dans le. Co. c. Ehrhardt, 69 Md. App. 431, 440, 518 A.2d 151, 155 (1986),citant3 Am.Jur.2d Agence § 71, à 575 (1986) [Le pouvoir d'agir d'un agent doit provenir du mandant (Société). Il est bien établi que l'autorité conférée au mandataire par le mandant peut prendre deux formes : autorité réelle ou autorité apparente. L'autorité réelle est celle qui est réellement accordée, et elle peut être expresse ou implicite. L'autorité apparente, également appelée autorité apparente, n'est pas réellement accordée. Or, le mandant (Société) permet sciemment au mandataire d'exercer ou qui lui-même se présente comme possédant (notes omises)].
[v]L'étendue de l'autorité apparente est limitée à "l'autorité que le mandant a présentée à l'agent comme la possédant, ou qu'il a permis à l'agent de déclarer qu'il possède". Dans la mesure où le mandant a ainsi masqué l'agent, il "est forclos de nier que l'agent possédait l'autorité qu'il exerçait".Wright c. Shortridge, 194 Va. 346, 73 SE2d 360, 364 (1952);voir également Cas progressif. Dans le. Co. c. Ehrhardt, 69 Md. App. 431, 440-441, 518 A.2d 151, 155 (1986). Cependant, chaque fois qu'un tiers traite avec un agent sans s'enquérir davantage de l'autorité réelle, il le fait à ses risques et périls. S'il n'existe aucune relation d'agence ou si l'autorité de l'agent est dépassée, le seul recours d'un tiers est contre l'agent. Le mandant n'est pas lié.VoirKern contre JL Barksdale Furniture Corp., 224 Va. 682, 685, 299 SE2d 365 (1983);Voir aussi Scotsman c.Crawford, 53 Virginie Cir. 183 (Cir. Ct. 2000).
[vi] Brager c.Levy, 122 Md. 554, 559, 90 A. 102, 104 (1914),citant Lister c.Allen,31 Md. 543 (1869).
[v] Cas progressif. Dans le. Co. c. Ehrhardt, 69 Md. App. 431, 441, 518 A.2d 151, 156 (1986).
[viii]Par exemple, la Société ne pourrait pas permettre à un agent d'accepter continuellement des transactions, d'exécuter ces accords, puis de nier ultérieurement que la Société est liée par un accord ultérieur. La Société est probablement "estoppée" de nier dans une transaction ultérieure que l'agent avait le pouvoir de lier la Société.VoirSouthern Amusement Co.125 Va. 429, 99 S.E. 716 (1919)[La société a continuellement permis au directeur de l'un de ses cinémas d'acheter des meubles et d'autres achats importants en son nom. La Société payait systématiquement les factures pour tous les achats effectués par le directeur. Ces faits étaient bien connus du demandeur qui détenait un compte ouvert pour le théâtre. Le gestionnaire a effectué des achats importants auprès dele demandeur dans le but de rénover le théâtre, et la compagnie théâtrale a par la suite refusé de payer la facture. Dans cette affaire, le tribunal a tenu le théâtre responsable en vertu de la théorie de l'autorité apparente parce que le théâtre a revêtu le directeur d'une robe d'autorité apparente et n'a fait aucune limitation quant à l'étendue de son autorité connue du demandeur ou du public en général.] Il est également important de savoir si la Société a conservé les avantages de la transaction qu'elle souhaite plus tard refuser. La Société ne doit pas non plus recevoir le bénéfice du mobilier sans verser une indemnité. La Cour précise que si la Société accepte les avantages, « elle doit assumer ses charges ». Lorsque la Société conserve le bénéfice d'un contrat conclu par son mandataire sans mandat, cela vaut ratification du contrat.VoirSouthern Amusement Co.125 Va. 429, 99 S.E. 716 (1919), citant Planters Bank c. Loe,193 Va. 411, 69 SE2d 455 (1952);et voir aussiKern, 224 Virginie à 685, citantRetraitement (Second) de l'Agence § 99(1958); svoir aussi Scotsman v. Crawford, 53 Virginie Cir. 183 (Cir. Ct. 2000).
[ix] VoirKern contre JL Barksdale Furniture Corp., 224 Va. 682, 685, 299 SE2d 365 (1983)[UNChaque fois qu'un tiers traite avec un agent sans s'enquérir davantage de l'autorité réelle, il le fait à ses risques et périls. S'il n'existe aucune relation d'agence ou si l'autorité de l'agent est dépassée, le seul recours d'un tiers est contre l'agent. Le donneur d'ordre n'est pas lié].